物料采购计划管理规定

  1.目的

  为规范原物料需求分析、物料采购计划的制定流程，使物料采购计划既能满足生产需求又能避免库存积压，降低存货风险特制定此管理制度。

  2.范围

  适用于本公司物料采购计划的制定及相关工作。

  3.职责

  3.1计划课：

  3.1.1负责物料采购计划的制定与审核。

  3.1.2负责物料采购计划的变更与采购进度的跟催工作。

  3.2采购课：

  3.2.1负责采购提前期、最低供应量、供应倍数的确认。

  3.2.2负责物料采购计划的实施及供方的交货跟催工作。

  3.3工程部：负责产品最新物料清单即BOM表的更新与确认。

  3.4市场部：负责营销计划表及广告品、促销品需求计划的编制和审核。

  3.5总经理：负责营销计划表及物料采购计划的批准。

  4.定义

  无。

  5.内容

  5.1物料需求来源管理

  5.1.1市场部每月3日前以《月度营销计划表》的形式提出次月营销计划，营销计划表含销售目标、销售分析、营销计划、运营风险控制等内容，经总经理批准后交营销内勤做次月的《销售预测计划表》。

  5.1.2每月4日由营销内勤将次月的《销售预测计划表》纸稿和电子档交计划课处理，由计划课依库存情况及次月销售预测计划编制《生产预估计划表》并录入ERP系统生产制造模块“产品预测订单录入”中。

  5.1.3非定制类的促销用品由市场部提前15天以《联络单》的形式提出需求计划;需定制类的促销用品由市场部提前25天以《联络单》的形式提出需求计划。

  5.2物料需求计划的制定

  5.2.1物料净需求的核算

  5.2.1.1每月5日当《生产预估计划表》录入ERP系统后，由计划课物料计划员在ERP系统进行物料净需求的核算。

  5.2.1.2第一步打开生产制造系统物料清单模块点击“物料低阶码推算”对物料的BOM层级关系及子件用量低阶码运算，使系统运算时获取最新的BOM数据。

  5.2.1.3第二步打开生产制造系统需求规划模块点击“MRP计划前稽核作业”对累计提前天数、仓库净核算定义、订单异常状况进行确认。

  5.2.1.4第三步打开生产制造系统计划作业模块点击“MRP计划生成”对MRP计划参数进行设置。计划代号为002物料计划;需求时栅为002销售预测+安全库存;截止日期为次月月末最后一天、替换料处理为否;替代料处理为否;初始库存为无;生效否为是;供需追溯为是;计划时不考虑生产订单、委外订单、请购单、采购订单、进口订单、计划订单、安全库存;逾期时正向排程为否;出货消抵为否。确认后点击“执行”进行MRP计划的运算。

  5.2.1.5第四步打开生产制造系统计划作业模块点击“MRP计划维护”然后点击“查询”按钮，在展开的过滤窗口计划代号选择002物料计划，物料属性为采购、计算现存量为否、未计划量为零是否显示为是。经确认后点击“过滤”按钮，展开的“MRP计划维护”表中的数据就是次月物料净需求计划。

  5.2.2物料需求计划的分析

  5.2.2.1第一步在ERP系统基础设置板块基础档案中点击“存货档案”将原材料类存货档案输出。

  5.2.2.2第二步确认存货系统中请购计划单、采购订单、材料出库单、原材料入库单单据的审核状态。

  5.2.2.3第三步在供应链系统库存管理模块打开“收发存汇总表”，将原材料类截止到计划当天的库存数量输出系统作为当月原材料的期初库存。

  5.2.2.4第三步在供应链系统采购管理模块请购子模块中将“请购单执行统计表”截止到当天的请购单未执行的数量输出系统作为请购在途的数量。

  5.2.2.5第四步在供应链系统采购管理模块采购订货模块中将“采购订单执行统计表” 截止到当天的订单未执行的数量输出系统作为订单在途的数量。

  5.2.2.6第五步将上月MRP运算出的本月采购物料净需求表列出。

  5.2.2.7第六步将原材料类各规格物料的安全库存数量列出。

  5.2.2.8将以上的原材料存货档案、期初库存、请购在途数量、订单在途数量、安全库存、本月需求数量、次月需求数量等栏目合并。

  5.2.2.9次月计划数的核算公式为：月计划数=本月需求数量+次月需求数量-期初库存-请购在途数量-订单在途数量+安全库存。

  5.2.3物料需求分析的调整

  5.2.3.1物料计划员将推算出来的物料需求计划结合供方的最低供应量与供应倍数，调整采购计划数量。

  5.2.3.2物料计划员依采购计划数量的大小与厂内的日需求状况，调整供方的交货批次时间及批次数量。

  5.2.3.3物料到货时间的确定按以下公式进行计算：物料到货时间=物料可用时间-物料检验时间-物料到货的提前期。

  5.2.3.4为提高物料采购的效率和经济性，对于计划中物料还可用以下方法确定物料的到货日期。对于单价不高占用面积不大的物料如弹簧、字片、触点、电子元件等可集中一次性到货;对于单价高、市场浮动大的物料如铜带等采取一次计划多批次采购订单的方式采购;对于单价高占用面积大的物料如塑胶粒子采取一次采购分批供货的方法确定物料到货时间与批量。

  5.2.3.5到货时间与到货数量应优先考虑满足生产计划对于物料的需求和供应商送货运输的需求，再考虑减少资金积压或仓容占用的要求。

  5.3物料采购计划的审批

  5.3.1各数据调整OK后将相关内容COPY至《物料采购计划表》中对应栏目，经计划课长审核后交总经理批准。

  5.3.2经总经理批准后的《物料采购计划表》由物料计划员录入供应链系统库存管理模块采购管理子模块的请购单中，再由计划课长依《物料采购计划表》审核ERP系统中的请购单。

  5.3.3计划课须于每月7日将经总经理批准后的《物料采购计划表》分发给采购课。

  5.4物料采购计划的变更

  5.4.1物料采购计划的追加

  5.4.1.1每周物料计划员需查看库存管理模块中原材料领用情况，如果领用量大于日平均用量时需与生产计划员联络,并汇报计划课长。确认市场销售量增加20%或单系列销售量增长10%以上时需将该系列成品销售量增长的数量齐套生成请购单编制《物料采购计划变更通知单》追加计划。

  5.4.1.2物料计划员每周在确认物料库存情况时如发现有漏作物料采购计划或单项原材料领料数额大不足生产需求时需编制《物料采购计划变更通知单》。

  5.4.1.3《物料采购计划变更通知单》需注明变更前计划数量、交货日期及变更后的计划数量、交货日期;变更原因等，经计划课长审核、总经理批准后交采购课。

  5.4.1.4经采购课回复追加可对应时间后，由物料计划员将追加数量在供应链系统采购管理模块请购子模块中，录入请购单,并由计划课长审核系统的请购单。

  5.4.2物料采购计划的减少

  5.4.2.1 经市场部通知市场销售情况有重大变化总目标销售金额下调20%或单系统销售量降低10%以上时，物料计划员在两天内需计算多出的物料请购计划并编制《物料采购计划变更通知单》。

  5.4.2.2物料计划员在接到工程部的《工程变更通知单》如有涉及到原材料数量变更或者材料变更时，需即时分析现有库存情况及后续物料的展望情况，如须减少计划时编制《物料采购计划变更通知单》。

  5.4.2.3《物料采购计划变更通知单》需注明变更前计划数量、交货日期及变更后的计划数量、交货日期、变更原因等。经计划课长审核、总经理批准后交采购课。

  5.4.2.4如采购课回复计划减少可对应系统尚未生成采购订单时，由物料计划员在供应链系统采购管理模块请购子模块中将原请购单对该项物料进行“行关闭”后，重新录入减少后的计划数量并由计划课长审核系统的请购单。

  如已生成采购订单,则由采购课通知供方依计划课《物料采购计划变更通知单》调整交货数量,待数量交完后由采购课对采购订单进行关闭。

  5.4.2.5如供方已生产时未发货时则与供方协商后期消化，如供方已生产已发货时则依该采购订单的已发货数接收。

  5.5物料采购计划的追踪

  5.5.1采购课在收到《物料采购计划表》后需在五个工作日内回复原材料的交货日期与交货数量。对于无法满足的交期须与计划课协商后，由计划课修正原材料的交货日期与交货数量。

  5.5.2采购课须依《物料采购计划表》下达采购订单并按时跟催供方的交货状况，满足公司的正常生产需求。

  5.5.3计划课如果要将交货日期提前时，需及时通知采购课，由采购课与供方协商最快交货日期。

  5.5.4当供方有特殊原因无法在协定的交货日期交货时，采购课需及时通知计划课,由计划课确认在库库存可用情况商定解决方案。

  5.5.5计划课每周六需查看系统中的请购单与采购订单执行情况，对于超出请购计划五天未生成采购订单的及时要求采购文员下采购订单;对于已超到货时间但未到货的采购订单及时要求采购文员回复到货日期和数量。

  5.5.6物料计划员需每日查看供应链系统库存管理模块的“储备分析”报表，对低于安全库存的原材料需编制《跟催单》,注明物料编码、物料名称、供应商名称、库存数量、预计停工日、到货在检数量、计划到货日期、到货数量，由计划课长审核。

  5.5.7经审核后的《跟催单》会签至采购课、品质部。由采购课回复实际到货日期、供方发货数量，由品质部回复检验完成日期。经会签后的《跟催单》由物料计划员COPY三份，采购课、仓储课、品质课各一份。由仓储课针对《跟催单》中急需物料及时办理相关验收入库工作。

  6.相关文件

  《销售预测计划管理规定》

  7.相关记录

  《联络单》

  《跟催单》

  《物料采购计划表》

  《工程变更通知单》

  《月度营销计划表》

  《销售预测计划表》

  《生产预估计划表》

  《物料采购计划变更通知单》